Inhalt
1    Erläuterung für technisch nicht versierte Nutzer
     1.1    Die sicherste allgemeine Regel
2    Ausführlichere technische Erläuterung
     2.1    Eine EndNote Library ist kein eigenständiges Dokument.
     2.2    Datenbanktransaktionen müssen vollständig sein
     2.3    Dateisynchronisation ist keine Datenbankreplikation
     2.4    Offene Dateien und gesperrte Dateien bergen weitere Risiken
     2.5    Die Reihenfolge der Synchronisierung kann nicht garantiert werden
     2.6    Eine erfolgreiche Synchronisierung ist kein Beweis für die Integrität der Datenbank.
     2.7    Die richtige Vorgehensweise zum Synchronisieren einer EndNote Library
3    Fazit
4    Die EndNote Library auf einem Netzlaufwerk

1 Erläuterung für technich nicht versierte Nutzer

Eine EndNote Library mag wie eine gewöhnliche Datei oder ein Ordner aussehen, verhält sich jedoch nicht wie ein Word-Dokument oder eine Sammlung von PDF-Dateien. Es handelt sich um eine aktive Datenbank, die Literaturangaben, Gruppen, Suchindizes, Anhänge und Verknüpfungen zwischen zahlreichen miteinander verbundenen Informationen enthält. EndNote bezeichnet die Library selbst als Datenbank.

Eine Datenbank muss sicherstellen, dass alle ihre Bestandteile miteinander übereinstimmen. Wenn EndNote eine Literaturangabe hinzufügt oder ändert, aktualisiert es möglicherweise mehrere Dateien in einer bestimmten Reihenfolge. Die Aktualisierung ist nur dann sicher, wenn EndNote den gesamten Vorgang von Anfang bis Ende steuert.

OneDrive, Dropbox und iCloud funktionieren anders. Sie überwachen Dateien und kopieren Änderungen in die Cloud, sobald diese erkannt werden. Sie erkennen nicht, dass mehrere EndNote-Dateien eine einzige Datenbanktransaktion bilden. Daher kann es vorkommen, dass eine Datei vor einer anderen hochgeladen wird, dass eine Datei kopiert wird, während EndNote sie noch bearbeitet, oder dass zwei Computer unterschiedliche Versionen derselben Datei hochladen.

Ein anschauliches Beispiel hierfür ist ein Satz von Geschäftsbüchern, deren Zahlen stets übereinstimmen müssen. EndNote aktualisiert mehrere Bücher gleichzeitig. Ein Dateisynchronisierungsdienst könnte ein Buch mitten in der Aktualisierung und ein anderes erst nach Abschluss der Aktualisierung erfassen. Jede einzelne Kopie mag zwar gültig erscheinen, doch der gesamte Satz stimmt nicht mehr überein.

Das Ergebnis könnte sein:

• fehlende oder doppelte Referenzen;
• beschädigte Gruppen oder Indizes;
• Anhänge, die nicht mehr auffindbar sind;
• vom Cloud-Dienst erstellte Konfliktkopien;
• eine Library, die EndNote nicht öffnen kann;
• Schäden, die erst später sichtbar werden.

Aus diesem Grund rät Alfasoft den Nutzern ausdrücklich davon ab, eine aktive, unkomprimierte EndNote Library in einem Cloud-synchronisierten Ordner zu speichern. Die Warnung bezieht sich insbesondere auf Dienste wie OneDrive, iCloud und Dropbox.

  1.1 Die sicherste allgemeine Regel

Speichern Sie die aktive EndNote Library auf einem lokalen Laufwerk. Nutzen Sie EndNote Sync oder die EndNote Library-Freigabe für die Synchronisierung und Zusammenarbeit. Verwenden Sie Netzwerk- oder Cloud-Speicher ausschließlich für geschlossene Sicherungskopien (Sicherungskopien, die EndNote nicht öffnet oder aktiv nutzt), zur Übertragung oder für schreibgeschützte Kopien.

Denken Sie auch daran, regelmäßig Sicherungskopien zu erstellen, hier erfahren Sie mehr zum Thema Datensicherung.

Erfahren Sie mehr darüber, wo Sie Ihre EndNote Library speichern.

2 Ausführlichere technische Erläuterung

  2.1 Eine EndNote Library ist kein eigenständiges Dokument

Eine normale EndNote Library besteht aus einer Hauptdatei im Format .enl und einem zugehörigen Ordner „.Data“. Beide Teile müssen zusammenbleiben und konsistent sein. Der Ordner „.Data“ enthält zusätzliche Bestandteile der Bibliotheksstruktur, darunter Anhänge und Zusatzdaten. Alfasoft weist darauf hin, dass das Verschieben nur der .enl-Datei ohne den dazugehörigen Ordner „.Data“ zum Verlust von Anhängen, Begriffslisten und Literaturangaben führen kann.

Das genaue interne Format hat sich zwischen den verschiedenen EndNote-Versionen geändert. Es ist daher zutreffend, eine EndNote Library als Datenbank zu bezeichnen. Einige neuere EndNote-Formate nutzen intern SQLite, doch die grundlegende Funktionsweise hängt nicht von der Datenbank-Engine ab: Die Library ist eine koordinierte Datenbankstruktur und darf nicht wie eine gewöhnliche Sammlung von Dateien synchronisiert werden.

  2.2 DDatenbanktransaktionen müssen vollständig sein

Datenbanksoftware nutzt Transaktionen, um die Konsistenz zu gewährleisten. Eine Transaktion sollte zu einem „Alles-oder-nichts“-Ergebnis führen: Entweder werden alle erforderlichen Änderungen abgeschlossen, oder keine der Änderungen gilt als abgeschlossen.

Ein EndNote-Vorgang kann Änderungen an folgenden Elementen beinhalten:

• Referenzdatensätze
• Indizes, die zum Suchen und Sortieren verwendet werden
• Gruppenmitgliedschaft
• Metadaten des Anhangs
• PDF-Dateien oder andere Anhänge
• Temporäre Dateien, Protokolldateien oder Hilfsdateien

EndNote kann die Reihenfolge steuern, in der solche Änderungen auf einem lokalen Dateisystem geschrieben werden. Ein universeller Cloud-Synchronisierungsclient kann die logische Transaktion nicht erkennen. Er sieht lediglich einzelne Dateien, an denen Änderungen vorgenommen wurden.

Der Synchronisations-Client kann folglich Folgendes hochladen:

1. die geänderte Datenbankdatei
2. ein Index mit einem früheren Zustand
3. eine Anhangdatei nach einer gewissen Verzögerung
4. eine temporäre Datei oder eine Hilfsdatei, während sie noch geschrieben wird

Die Cloud-Kopie kann dann eine Mischung aus verschiedenen Zeitpunkten darstellen und nicht nur einen gültigen Datenbankzustand.

  2.3 Dateisynchronisation ist keine Datenbankreplikation

Die Datenbankreplikation erfolgt auf Transaktions- oder Datensatzebene und dient dazu, die Konsistenz der Datenbank zu gewährleisten. OneDrive, Dropbox und iCloud sind in erster Linie Dateisynchronisierungssysteme. Sie erkennen in der Regel, dass sich eine Datei geändert hat, und übertragen dann die geänderte Datei oder die geänderten Blöcke.

Ein Dateisynchronisierungsdienst hat in der Regel keine Kenntnis von:

• Datenbanktransaktionen
• Beziehungen zwischen der .enl-Datei und den Dateien im Ordner „.Data“
• die richtige Reihenfolge, in der die damit zusammenhängenden Änderungen vorgenommen werden müssen
• ob ein Schreibvorgang in EndNote tatsächlich abgeschlossen ist
• ob ein temporärer Zustand sicher auf einem anderen Computer reproduziert werden kann. 

Das Kopieren von Datenbankdateien ist daher nicht gleichbedeutend mit der Synchronisierung der Datenbank.

  2.4 Offene Dateien und Dateisperren bergen weitere Risiken

Datenbankanwendungen sperren Dateien in der Regel während ihrer Nutzung, damit kein anderer Prozess inkompatible Änderungen daran vornehmen kann. Ein Synchronisierungsclient kann eine gesperrte Datei möglicherweise nicht sofort kopieren, versucht es möglicherweise später erneut oder verarbeitet zunächst andere, nicht gesperrte Dateien. Microsoft weist darauf hin, dass Dateien, die von Anwendungen offen gehalten werden, möglicherweise erst synchronisiert werden, wenn die Anwendung sie freigibt.

Die Probleme verschärfen sich, wenn die Library auf zwei Computern geöffnet ist. Jeder Computer verfügt über eine lokale Kopie und kann berechtigte Änderungen vornehmen, ohne von den auf dem anderen Computer vorgenommenen Änderungen zu wissen. Wenn beide Dateisätze in der Cloud ankommen, kann der Synchronisierungsdienst einzelne EndNote-Literaturangaben nicht sicher zusammenführen. Er kann lediglich:

• eine Version überschreiben
• die andere Version beibehalten
• eine Konfliktkopie erstellen
• Dateiversionen zusammenführen, die nie dafür gedacht waren, nebeneinander zu existieren

Keines dieser Verfahren gewährleistet eine transaktionssichere Zusammenführung von Datenbanken.

  2.5 Die Reihenfolge der Synchronisierung kann nicht garantiert werden

Eine EndNote Library kann zahlreiche Dateien enthalten. Cloud-Dienste verarbeiten diese Dateien unabhängig voneinander, oft parallel. Netzwerkunterbrechungen, der Ruhemodus, begrenzte Bandbreite, selektive Synchronisierung und „Files-on-Demand“-Funktionen können die Reihenfolge oder den Zeitpunkt der Übertragungen beeinflussen.

Computer A hat das Schreiben in der Library möglicherweise abgeschlossen, doch Computer B beginnt möglicherweise mit dem Herunterladen, bevor alle zugehörigen Dateien in der Cloud angekommen sind. EndNote auf Computer B kann dann eine teilweise aktualisierte Library  öffnen. Das Öffnen der unvollständigen Kopie kann wiederum weitere Schreibvorgänge auslösen, die anschließend wieder mit der Cloud synchronisiert werden.

Eine vorübergehende Inkonsistenz kann daher zu einer dauerhaften Beschädigung führen.

  2.6 Eine erfolgreiche Synchronisierung ist kein Beweis für die Integrität der Datenbank.

Ein Cloud-Client meldet möglicherweise, dass die Synchronisierung abgeschlossen ist, da alle Dateien erfolgreich übertragen wurden. Dieser Status bestätigt lediglich die Dateiübertragung. Er bestätigt jedoch nicht, dass die Dateien zusammen eine konsistente EndNote Library bilden.

Eine Beschädigung bleibt möglicherweise unbemerkt, bis EndNote:

• einen neuen Index erstellt
• auf eine bestimmte Referenz zugreift
• ein File Attachment öffnet
• mit EndNote Web synchronisiert
• eine beschädigte Library wiederherstellt
• auf eine interne Beziehung stößt, die nicht mehr übereinstimmt

Eine Library kann daher unmittelbar nach der Dateisynchronisierung scheinbar einwandfrei funktionieren, obwohl sie bereits strukturelle Inkonsistenzen enthält.

  2.7  Die richtige Vorgehensweise zum Synchronisieren einer EndNote Library

Versuchen Sie, stets die in EndNote integrierte Synchronisierungsfunktion zu nutzen.

Eine funktionierende EndNote Library sollte in einem normalen lokalen Ordner gespeichert werden, der nicht von OneDrive, Dropbox, iCloud oder einem anderen Dateisynchronisierungsdienst verwaltet wird.

Um dieselbe Library auf mehreren Computern zu nutzen, verwenden Sie die EndNote-eigene Synchronisierungs- oder Bibliotheksfreigabefunktion. Das Synchronisierungssystem von EndNote arbeitet über die Anwendung und kann EndNote-Datensätze gemäß dem EndNote-eigenen Datenmodell verarbeiten, anstatt eine aktive Datenbank auf Dateiebene zu kopieren.

Cloud-Speicher kann weiterhin dazu verwendet werden, eine geschlossene, komprimierte Kopie der Library, in der Regel eine .enlx-Datei, zu übertragen oder zu archivieren. 
Sie können tatsächlich eine Sicherungskopie Ihrer Liibrary (ile/ Save a Copy) in einem beliebigen Cloud-Speicherdienst speichern, und es wird alles gut gehen, solange Sie die Sicherungskopie vor dem Öffnen auf Ihre lokale Festplatte übertragen. 
Eine komprimierte Library kann an einem mit der Cloud synchronisierten Speicherort abgelegt oder übertragen werden, sollte jedoch vor dem Entpacken und Öffnen aus diesem Speicherort verschoben werden. Eine unkomprimierte Arbeitsbibliothek darf nicht innerhalb des synchronisierten Ordners verwendet werden.

Ein sicherer Arbeitsablauf sieht daher wie folgt aus:

1. Schließen Sie die EndNote Library
2. Erstellen Sie mit EndNote eine komprimierte Library
3. Speichern oder übertragen Sie die resultierende .enlx-Datei über den Cloud-Dienst
4. Kopieren Sie auf dem Zielcomputer die .enlx-Datei in einen nicht synchronisierten lokalen Ordner
5. Öffnen bzw. entpacken Sie die Library

Oder speichern Sie eine Sicherungskopie Ihrer Library (File/ Save a Copy) in einem beliebigen Cloud-Speicherdienst – dann ist alles in Ordnung, solange Sie die Sicherungskopie vor dem Öffnen auf Ihre lokale Festplatte übertragen. 

Eine komprimierte Kopie eignet sich zur Übertragung oder als Sicherungskopie. Sie ist kein Ersatz für den eigenen Live-Synchronisierungsdienst von EndNote.

3 Fazit

OneDrive, Dropbox und iCloud synchronisieren Dateien, keine Live-Datenbanktransaktionen. Eine EndNote Library besteht aus miteinander verknüpften Datenbankkomponenten, die gemeinsam und in der richtigen Reihenfolge aktualisiert werden müssen. Eine Synchronisierung auf Dateiebene kann diese Verknüpfung unterbrechen, insbesondere wenn Dateien geöffnet sind, mehrere Geräte beteiligt sind oder die Übertragungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten erfolgen.

Die Tatsache, dass ein Cloud-Dienst eine EndNote Library kopieren kann, bedeutet nicht, dass er die Library sicher synchronisieren kann. Die Empfehlung ist eindeutig: Bewahren Sie die Arbeitslibrary außerhalb der mit der Cloud synchronisierten Ordner auf und nutzen Sie das EndNote-eigene Synchronisationssystem für den geräteübergreifenden Zugriff.

4 Die EndNote Library auf einem Netzlaufwerk

Die gleiche Warnung gilt für Netzlaufwerke, freigegebene Serverordner und NAS-Speicher, wenn eine EndNote Library mit Lese- und Schreibzugriff geöffnet wird.

Es wird dringend davon abgeraten, eine EndNote Library mit Lese- und Schreibzugriff auf einem Netzlaufwerk zu speichern, da dies zu einer Beschädigung der Library führen kann. Es wird empfohlen, die Hauptlibrary auf einem lokalen Computer zu speichern und bei Bedarf lediglich eine schreibgeschützte Kopie auf dem Netzlaufwerk abzulegen.

Der technische Mechanismus unterscheidet sich geringfügig von der Cloud-Synchronisierung:

• OneDrive, Dropbox und iCloud können durch die Synchronisierung verwandter Dateien zu unterschiedlichen Zeitpunkten inkonsistente Kopien erzeugen.
• Ein Netzlaufwerk birgt Risiken aufgrund von Verbindungsunterbrechungen, Netzwerklatenz, Dateisperren, Caching und gleichzeitigem Zugriff.
• In beiden Fällen kann EndNote die zuverlässige Kontrolle über die koordinierten Schreibvorgänge in die .enl-Datei und den zugehörigen .Data-Ordner verlieren.

Selbst wenn nur eine Person die Library nutzt, kann eine kurze Netzwerkunterbrechung während eines Schreibvorgangs in die Datenbank dazu führen, dass die Library unvollständig bleibt. Bei mehreren Benutzern steigt dieses Risiko, da EndNote nicht als Datenbank-Server für mehrere Benutzer konzipiert ist. Ein freigegebener Ordner bietet weder Transaktionsmanagement noch eine sichere Zusammenführung auf Datensatzebene.

Eine praktische Unterscheidung lautet:

Die in EndNote integrierte Funktion zur gemeinsamen Nutzung von Libraries ist die geeignete Option für die Zusammenarbeit. Wir empfehlen ausdrücklich diese Vorgehensweise anstelle der Speicherung einer Arbeitslibrary  auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk.