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EndNote bietet Ihnen die Möglichkeit, die Library mit anderen Personen zu teilen. Möglicherweise entscheiden Sie sich sogar für Lese-/Schreibzugriff für jede Person, für die Sie Inhalte freigeben.
Achtung!
Geben Sie niemals eine EndNote-Bibliothek über einen Cloud-Dienst oder an einem Ort/Ordner frei, der mit iCloud oder einem anderen Cloud-/Sicherungsdienst synchronisiert ist. EndNote, iCloud, Sync und Speicherorte
Der Grund dafür ist, dass EndNote Informationen in mehreren Dateien in einer bestimmten Reihenfolge speichert. Cloud-Dienste verwenden normalerweise eine andere Reihenfolge, um die Synchronisierungsgeschwindigkeit zu begünstigen. Dies führt zu einer Beschädigung der EndNote Library.
Dies umfasst die folgenden Cloud-Dienste, ist jedoch nicht auf diese beschränkt:
- Dropbox
- Box
- Google Drive
- Office 365
- SharePoint
- Onedrive, SkyDrive
- Sugar sync
- Amazon Cloud
- or, e.g. a USB memory
EndNotes Library Sharing (ab Version X9)
Durch das Erstellen und Synchronisieren einer Library mit Ihrem EndNote Online-Konto können Sie die Library mit Kollegen teilen (ein EndNote Online-Konto ist in Ihrer EndNote-Lizenz enthalten).
So teilen Sie Ihre Library (Library Sharing)
- EndNote: File > Share...
- Geben Sie die E-Mail-Adressen derjenigen ein, mit denen Sie die Library teilen möchten, und legen Sie Lese-/Schreibberechtigungen fest.
- Fügen Sie eine Nachricht hinzu (optional) und klicken Sie auf die Schaltfläche „Invite“.
Jeder kann File Attachments (PDFs) sehen und verwenden. Sie entscheiden über den Lese-/Schreibzugriff für jeden Benutzer. Und natürlich kann jeder die Library in seinen eigenen oder gemeinsam genutzten Dokumenten nutzen.
Über EndNote können Sie sehen, wen Sie zur gemeinsamen Nutzung der Library eingeladen haben, Personen daran erinnern, die die Einladung noch nicht angenommen haben, oder Personen vom Zugriff auf die Library ausschließen: File > Share.
Jeder, mit dem Sie die Library teilen (geben Sie in EndNote eine E-Mail-Adresse ein: File > Share), erhält eine E-Mail-Einladung, die er bestätigen muss.
Wenn sie die Shared Library öffnen (EndNote: File > Open Shared Library > Auswahl der Library/E-mail), wird die Library auf ihren Computer geladen und alle Änderungen werden synchronisiert. An welchem Speicherort befinden sich Shared EndNote Online Libraries auf meinem Rechner?
Ihre Kollegen können die Library wie eine lokale Library auf ihrem Computer öffnen und normal in EndNote arbeiten.
Arbeit mit der Traveling Library
Jedes Mal, wenn eine Referenz in Word von EndNote formatiert wird, werden die wichtigsten Informationen über die Referenz im Word-Dokument gespeichert. Die Informationen werden als versteckte Feldcodes gespeichert, was bedeutet, dass der Benutzer (Benutzer A) diese Informationen nicht sieht.
Wenn das Dokument an einen anderen Benutzer (Benutzer B) gesendet wird, werden diese versteckten Referenzinformationen mit dem Dokument übertragen. Das bedeutet, dass Benutzer B keinen Zugriff auf die Originalreferenzen von Benutzer A benötigt.
Benutzer B kann neue Referenzen hinzufügen und das Dokument formatieren. Die Informationen für die neuen Referenzen werden aus der Bibliothek von Benutzer B gesammelt, und die Informationen für die bereits vorhandenen Referenzen (von Benutzer A) werden aus den versteckten Feldcodes gesammelt.
Diese versteckten Feldcodes werden auch als „Traveling Library“ bezeichnet, da sie mit dem Dokument „reisen“.
Achtung!
Wenn Sie die Formatierung im Dokument entfernen (Convert Citations and Bibliography/ Convert to Unformatted Citations), werden alle ausgeblendeten Feldcodes gelöscht (d. h. die Traveling Library wird gelöscht). Wenn Benutzer B dann erneut versucht, das Dokument zu formatieren, werden keine Referenzen von Benutzer A gefunden und formatiert. Die fehlenden Referenzen müssen dann wieder neu eingefügt werden.
Eine Group in der Library teilen
Sie können in Ihrer Library Groups erstellen und Ihre Referenzen in die Groups einsortieren.
Durch die Synchronisierung der Library mit Ihrem EndNote Online-Konto können Sie eine bestimmte Groups mit Kollegen teilen (ein EndNote Online-Konto ist in Ihrer EndNote-Lizenz enthalten).
So teilen Sie eine Group (in EndNote Online)
- Klicken Sie auf den Reiter Organisieren
- Wählen Sie Eigene Gruppen verwalten
- Klicken Sie auf die Box neben der Group die Sie teilen möchten
- Klicken Sie auf Freigabe verwalten
- Wählen Sie Freigabe dieser Gruppe starten
- Geben Sie die E-Mail-Adressen der EndNote Online-Anwender ein, mit denen Sie die Gruppe teilen möchten
- Vergeben Sie Zugriffsrechte - Lesezugriff oder Lese- und Schreibzugriff (dies ermöglicht, Daten zu bearbeiten oder hinzuzufügen)
- Klicken Sie auf Übernehmen
Shared groups will appear in Groups Shared by Others (My References tab). No invitation emails are sent, they just need to create or have an EndNote online account and log in to view the group
Shared Groups werden unter „Von anderen Benutzern freigegebene Gruppen“ angezeigt. Es werden keine Einladungs-E-Mails verschickt, sie müssen lediglich ein EndNote Online-Konto erstellen oder haben und sich anmelden, um die Gruppe anzuzeigen (https://my.endnote.com).
Der Besitzer der EndNote Library entscheidet, wer Lese- und/oder Schreibzugriff auf die Groups erhält. Auf diese Weise können Sie eine Group mit 5000 Benutzern teilen.
Beachten Sie dass File Attachments (PDFs) nicht mit anderen geteilt werden können. Stattdessen können Sie z.B. einen Link zu den angehängten Dateien einfügen und platzieren/teilen die Dateien über Dropbox.
Wenn zwei Personen gleichzeitig dieselbe Referenz bearbeiten würden, wird die letzte Änderung gespeichert.
Achtung: (Im Gegensatz zu EndNote Desktop unterstützt EndNote Online keine Groups Sets oder Smart Groups, daher werden die sog. Custom Groups alphabetisch angezeigt)
Zentral gespeicherte Library
Wenn Sie möchten, dass viele Personen Zugriff auf die gesamte Library einschließlich der File Attachments (PDFs) haben, können Sie die Library auf einem Netzlaufwerk ablegen. Jeder hat dann EndNote lokal installiert, öffnet aber die zentral gespeicherte Library und arbeitet damit.
Normalerweise erlaubt EndNote jeweils nur einer Person, eine Library zu öffnen, weshalb die zentral gespeicherte Library im schreibgeschützten Modus sein muss. In diesem Modus kann eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern mit Leserechten gleichzeitig die Library öffnen und nutzen.
Jeder Benutzer kann alle Funktionen in EndNote nutzen, außer das Bearbeiten bestehender oder das Erstellen neuer Referenzen.
Beachten Sie, dass normalerweise eine oder mehrere Personen über Administratorrechte für die Library verfügen (Lese- und Schreibzugriff). Diese Administratoren haben eine Masterkopie der Library auf ihrem Computer und aktualisieren die Library. Eine Kopie der Master-Library wird zentral platziert.
Versand der Library
Eine EndNote Library besteht aus zwei Bestandteilen; einer Library-Datei und einen Ordner. Eine Library und insbesondere einen Ordner können Sie wiederum nicht per E-Mail versenden.
Zur Vereinfachung für den Benutzer verfügt EndNote über eine Komprimierungsfunktion (Compressed Library), die die gesamte Library, einschließlich angehängter Dateien, in eine einzige Datei komprimiert (Menü File: Compressed Library). Diese Datei kann dann auf verschiedene Arten an die Benutzer verteilt werden.
Der Benutzer öffnet die Compressed Library wie eine normale Library, und EndNote dekomprimiert sie beim Öffnen.
Bitte beachten Sie, dass jeder Benutzer zunächst eine Kopie der Library erhält, zwischen den Kopien jedoch keine Synchronisierung aktiv ist. Das heißt, sobald ein Benutzer mit der Nutzung der Library beginnt, ist diese Kopie keine Kopie mehr, sondern eine eindeutige Library.