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Egal, ob Sie eine bestehende EndNote Datenbank mit anderen teilen oder als Team eine neue Datenbank aufbauen möchten, beides ist mit Library Sharing ganz einfach.
So funktioniert Library Sharing
Alle Beteiligen benötigen eine EndNote Desktop-Version und damit verbunden ein EndNote Online-Konto. Die Person, die ihre EndNote Library mit den anderen teilen möchte, synchronisiert ihre EndNote Library in ihr EndNote Online-Konto und lädt dann die anderen Beteiligten über EndNote Desktop zum Library Sharing ein. Diese erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie sich in ihr jeweiliges EndNote Online-Konto einloggen.
Damit ist die Einladung angenommen und die Shared Library kann auf den Rechnern der Eingeladenen in der EndNote Desktop-Version geöffnet werden.
So richten Sie in der EndNote Desktop-Version ein EndNote Online-Konto ein
- Um ein EndNote Online Konto anzulegen oder Ihre EndNote Desktop-Anwendung mit einem bereits existierenden Online Konto zu verbinden öffnen Sie die EndNote Preferences (Windows: EndNote Menü Edit, Macintosh: EndNote Menü EndNote) und wählen „Sync“ aus der Liste aus.
- Klicken Sie auf „Enable Sync“
- Im Fenster „EndNote login“ legen Sie mit dem Button „Sign up“ einen neuen EndNote Account an, dabei folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Besitzen Sie bereits einen Account, können Sie im gleichen Fenster weiter unten die Zugangsdaten („EndNote Account Credentials“) eintragen.
So synchronisieren Sie Ihre EndNote Library in ihr EndNote Online-Konto
Eine nicht in das Online-Konto synchronisierte EndNote Library erkennen Sie an dem Eintrag Sync Configuratrion in EndNote links im Groups Panel oberhalb von All References. Wenn Sie über die EndNote Preferences wie zuvor beschrieben ein EndNote Online-Konto angelegt und ihre Desktop-Version damit verbunden haben, wählen Sie in EndNote 20 aus dem Menü Library den Befehl Sync (in EndNote X9 finden Sie den Befehl Sync im Menü Tools) um ihre EndNote Library in das Online-Konto zu synchronisieren. Dies kann insbesondere beim ersten Synchronisieren eine Weile dauern. Im Sync Status, der bei einer synchronisierten EndNote Library links im Groups Panel oberhalb von All References aufrufbar ist, gibt Ihnen Auskunft über den Fortschritt bzw. den Erfolg der Synchronisation. Die angezeigten Datenmengen in der Local Library und der Online Library sollten übereinstimmen.
So wird Ihre EndNote Library zur Shared Library
Wenn Sie den Sync Status geprüft haben und er passt, können Sie andere EndNote Desktop-Anwender zum Library Sharing einladen. Dazu wählen Sie in EndNote aus dem Menü File den Befehl Share. Im Fenster Sharing tragen Sie dazu die E-Mail-Adressen der Eingeladenen ein und klicken auf den Button Invite um Ihre Einladung zu verschicken. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie, bei welchen Eingeladenen die Annahme der Einladung noch aussteht (Pending) und wer sie schon angenommen hat (Member). Hier können Sie auch wahlweise Schreib- und Lesezugriff auf die Daten (Read&Write) oder nur Lesezugriff (Read Only) einstellen. Eine Library kann mit bis zu 1000 Personen geteilt werden.
So greifen Sie auf eine Shared Library zu
Sollte Ihre EndNote Desktop-Version noch nicht mit Ihrem EndNote Online-Konto verbunden sein oder sollten Sie noch kein Konto bei EndNote Online haben, befolgen Sie bitte zunächst die weiter oben unter „So richten Sie in der EndNote Desktop-Version ein EndNote Online-Konto ein“ beschriebenen Schritte.
Per E-Mail erhalten Sie eine Einladung zum Library Sharing. Diese nehmen Sie an, indem Sie in der E-Mail auf den Link klicken und sich dann in Ihrem EndNote Online-Konto einmal einloggen, damit haben Sie die Einladung angenommen. Um die Shared Library nun zu öffnen, wählen Sie aus dem Menü File den Befehl Open Shared Library. Im Fenster Select a Shared Libray wählen Sie die entsprechende EndNote Library aus, diese wird Ihnen in der EndNote Desktop-Version geöffnet.
Weitere Informationen zum Library Sharing
- Sie können Ihre EndNote Library mit jedem Anwender teilen, der eine EndNote Desktop-Version mit einem dazugehörigen Online-Konto hat, unabhängig davon, wo diese Version verwendet wird. Eine Eingrenzung auf ein gemeinsames Netzwerk oder eine gemeinsame Organisation besteht nicht.
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In einen EndNote Online-Account kann nur eine Library synchronisiert werden. Auf diese Library können Sie auch über www.myendnoteweb.com oder über die EndNote iPad App zugreifen. Sie selber können zum Teilen beliebig vieler EndNote Libraries eingeladen werden, selber kann jeder nur eine Library mit anderen teilen.
- Wenn Sie eine Datenbank teilen, können Sie auf diese über Ihre Desktop Installation, online oder über Ihr iPad zugreifen. Auf Libraries, die andere mit Ihnen teilen, können Sie nur über Ihre Desktop Installation zugreifen.
- Den Zugriff auf Ihre EndNote Library können Sie jederzeit wieder entziehen, indem Sie in EndNote im Menü File “Share” auswählen und dort nach Anklicken des Zahnrad-Symbols „Remove“ auswählen.
- Das Library Sharing funktioniert in Verbindung mit dem EndNote Online-Konto als sog. Premium-Account. Die zweijährige Subskription für diesen Premium-Account ist im Kauf EndNotes enthalten (Verlängerung durch Upgrade auf die jeweils aktuelle EndNote-Version). In Verbindung mit EndNote 21 läuft das Konto drei Jahre als Premium-Account.
- Ab Endnote X9 ist die Freigabe einzelner Groups möglich, diese können dann in Endnote Online (NICHT in EndNote Desktop) aufgerufen werden.
- Ab EndNote X9 können Sie Anwendern wahlweise schreibenden oder nur lesenden Zugriff auf Ihre Daten geben.
- EndNote 20: Eine EndNote Library kann seit Version 20 mit bis zu 400 Personen geteilt werden (vorher waren es bis zu 100 Personen).
- EndNote 21: Eine EndNote Library kann seit Version 21 mit bis zu 1000 Personen geteilt werden (vorher waren es bis zu 400 Personen).
- Für die geteilte EndNote Library gibt es keine Größenbeschränkung in der Cloud.