PDF Management und Korrekturen in Endnote

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Anhängen oder Importieren von PDF-Dateien in Ihre Library

Sie können PDF-Artikel auf fünf Arten an Ihre EndNote Library anhängen oder in diese importieren:

1. Wählen Sie eine Referenz aus und wählen Sie dann in EndNote: References > File attachements > Attach file.
2. Wählen Sie eine Referenz aus und klicken Sie dann auf Attach File (rechts im Reference Panel).
3. Ziehen Sie eine PDF-Datei per Drag & Drop auf eine Referenz in Ihrer Bibliothek.
4. Importieren Sie PDFs über EndNote: File > Import > File (vergessen Sie nicht, als Import Option PDF einzustellen) oder Folder (beachten Sie die Option, dass auch Unterordner importiert werden können).
5. Wenn eine PDF-Datei zu Ihrer Library hinzugefügt wird, speichert EndNote eine Kopie der Datei im PDF-Ordner innerhalb des .DATA-Ordners. Anschließend erstellt EndNote eine (relative) Verknüpfung zu der kopierten PDF-Datei. Dies bedeutet, dass Sie die Originaldatei löschen können.
6. Erstellen Sie eine neue Referenz (EndNote: References > New Reference), and geben Sie im Feld DOI den DOI ein. Schließen (und speichern) Sie die neue Referenz. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und:
   1. Wählen Sie Find Full Text um den Volltext als PDF zu finden und anzuhängen (Volltext muss frei verfügbar sein/ Open Access).
   2. Wählen Sie Find Reference Updates um die weiteren Angaben in der Referenz zu ergänzen.

Über den PDF Ordner der Library

Eine EndNote Library gesteht aus der Library-Datei (IhrLibraryName.enl) und dem dazugehörigen Data-Ordner (IhrLibraryName.DATA). Beide müssen sich in demselben Ordner auf Ihrem Computer befinden und denselben Namen tragen.

Wenn Sie eine Datei an eine Referenz in Ihrer Library anhängen, erstellt EndNote einen PDF-Ordner in Ihrem Data-Ordner. Sie können zu diesem Ordner navigieren, um den Inhalt zu überprüfen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Ihre EndNote Library auf Ihrem Computer gespeichert ist, öffnen Sie Ihre Library und wählen Sie in EndNote: Library> Library Summary. Der Speicherort/Pfad zu Ihrer EndNote Library ist in der Zeile File Location angegeben. Der entsprechende Data-Ordner befindet sich im selben Ordner wie dieser Speicherort/Pfad.

Alle Ihre PDFs werden in separaten Unterordnern innerhalb Ihres PDF-Ordners (innerhalb des Data-Ordners) gespeichert. Das macht es schwierig, einen Überblick zu bekommen. Um alle im PDF-Ordner enthaltenen PDFs aufzulisten, können Sie in Ihrem PDF-Ordner nach .pdf suchen, und das Suchergebnis listet alle PDFs auf. Auf diese Weise können Sie sie z. B. nach Größe sortieren, um zu sehen, ob es PDF-Dateien mit ungewöhnlicher Größe (20 MB+) gibt, die Probleme/Verlangsamung/Beschädigung in Ihrer Library verursachen könnten.

Handhabung von PDFs

Sie können wählen, ob EndNote Ihre PDF-Dateien automatisch umbenennen soll, dazu wählen Sie in EndNote: Edit> Preferences> PDF Handling.

Hier können Sie auch einen Ordner auf Ihrem Computer für den automatischen Import auswählen. Auf diese Weise wird EndNote jedes Mal, wenn Sie Ihre Library öffnen, diesen Ordner überprüfen. Wenn EndNote eine neue PDF-Datei findet, wird diese automatisch importiert und Ihrer Library hinzugefügt. Auf diese Weise können Sie PDF-Dateien, die Sie behalten möchten, in diesen Ordner legen und EndNote kümmert sich um den Rest.

So benennen Sie vorhandene PDF-Dateien in Ihrer Library um

1. Öffne Sie die Library
2. Wählen Sie: Edit > Preferences > PDF Handling.
3. Wählen Sie den von Ihnen bevorzugten Namen für Ihre PDF-Dateien, z. B. Author-Year oder einen anderen Namen, der Ihren Bedürfnissen entspricht. Damit vermeiden Sie, dass die PDF-Anhänge zu lange Namen (> 255 Zeichen) oder seltsame Namen wie z. B. "132056&$@8C%29_F%28T%29_PF1%28PRP%29_PFA%.pdf" erhalten.
4. Klicken sie auf OK.
5. Wählen Sie in Ihrer Library alle Referenzen aus (EndNote: Edit > Select all, oder klicken Sie eine Referenz in Ihrer Library an und drücken Sie dann auf der Tastatur Strg+A).
6. WählenSie in EndNote: References > File Attachments > Rename PDFs.
7. Wählen Sie zum Beispiel Author-Year (oder etwas anderes, das Ihren Bedürfnissen entspricht) und klicken Sie dann auf OK.

So finden und beheben Sie fehlerhafte Links zu Anhängen in Ihrer Library

1. Wählen Sie alle Referenzen erneut aus (EndNote: Edit > Select All, oder klicken Sie auf eine Referenz in Ihrer Library und drücken Sie dann Strg+A).
2. Wählen Sie in EndNote: Library> Find Broken Attachment Links.
3. Entfernen Sie die "verwaisten" Anhänge (PDF oder anderer Dateityp) und fügen Sie die richtigen Dateianhänge hinzu.
4. Überprüfen Sie den Inhalt des Papierkorbs und leeren Sie den Papierkorb.
5. Alternativ können Sie Folgendes in EndNote auswählen: References > File Attachments > Convert to Relative Links. Dadurch wird sichergestellt, dass die PDFs im Unterordner PDF im .Data-Ordner der Library gespeichert werden.

Tipp: Wenn Sie viele defekte PDF File Attachments in Ihrer Library haben, können Sie alle Referenzen in Ihrer Library markieren (Strg+A), dann kopieren (Strg+C), dann eine neue Library erstellen und alle Referenzen in die neue Library einfügen (Strg+V), damit verschwinden alle Meldungen über defekte PDF-Links.

Hinzufügen von vollständigen und abgekürzten Zeitschriftennamen zu Ihrer Library

1. Wählen Sie in EndNote: Library> Define Term Lists, dann wählen Sie Journals und klicken auf die Schaltfläche Import List. Der Standardordner für vorkonfigurierte Listen mit Zeitschriftennamen befindet sich normalerweise auf Ihrem Computer unter C:Programme(x86)\EndNote\Terms Lists.
2. Importieren Sie die richtige Liste mit Zeitschriftennamen für Ihren Forschungsbereich (z. B. Medizin): Sie enthält vollständige Zeitschriftennamen, Abkürzungen, Abkürzungen mit Punkten und benutzerdefinierte Namen. Dadurch wird eine falsche Eingabe und ein falscher Import der Zeitschriftennamen vermieden.