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Dies ist eine Erklärung, wie die Verbindung zwischen den ID Feldern (Record Number, DB-ID, GUID) und Ihren Zitaten im Word-Dokument aus der EndNote Library funktioniert.
Die Record Number
Die Record Number (Datensatznummer) wird von EndNote automatisch in aufsteigender Reihenfolge vergeben (beginnend mit 1,2,3, ...). Benutzer können diese nicht ändern. Nur EndNote kann Referenzen Datensatznummern zuweisen. Wenn Sie eine Referenz löschen, kann deren Record Number nicht wieder in Ihrer EndNote Library verwendet werden – auch nicht, wenn Sie nachträglich neue Referenzen importieren/eingeben. EndNote weist automatisch eine Record Number zu, die die „Zuletzt verwendete/höchste Record Number in Ihrer Library“ + 1 (eine Nummer höher) ist.
Fehlende Record Numbers sind kein Problem, sofern Sie die Referenz löschen wollten. Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie dies versehentlich getan haben und dieselbe Referenz eingeben/importieren, die „neue“ (gleiche) Referenz eine neue Record Number erhält und nicht dieselbe Nummer wie die gelöschte Referenz erhalten kann.
Tipp: Wenn Sie die zuletzt in Ihre EndNote Library eingegebenen/importierten Referenzen finden möchten, sortieren Sie Ihre Library nach Record Numbers. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die Spalte „Record Number“ in Ihrem Hauptfenster nicht sehen, können Sie mit der rechten Maustaste auf die Kopfzeile klicken und das Feld „Record Number“ auswählen/aktivieren. Oder Sie wählen im Menü Edit > Preferences > Display fields (EndNote > Preferences > Display fields on Mac).
Das Database ID (DB-ID) Feld
Wenn Sie eine Referenz in ein Word-Dokument einfügen, werden alle Referenzdaten (Autoren, Titel, Referenztyp, Jahr usw.) als (versteckte) Feldcodes in das Word-Dokument eingefügt. Die Record Number und auch ein für Ihre EndNote Library spezifisches DB-ID-Feld (automatisch zugewiesen, wenn Sie die Bibliothek erstellt haben) werden ebenfalls als (versteckte) Feldcodes einbezogen.
Das GUID Feld
- Wenn Sie Ihre Library mit Ihrem EndNote-Online-Konto synchronisieren, werden Record Numbers nicht synchronisiert/übertragen. Libraries in EndNote Online verfügen/verwenden das Feld „Record Number“ nicht.
- Ihre EndNote Online Library enthält keine Record Numbers.
- Shared Libraries (gemeinsam genutzte Libraries, die von Ihren Kollegen/Ihrem Team heruntergeladen/synchronisiert wurden) haben nicht dieselben Record Numbers wie Ihre ursprüngliche EndNote Library. Wenn sie Ihre Shared Library synchronisieren und auf ihren lokalen Computer herunterladen, weist EndNote je nach Importreihenfolge automatisch neue Record Numbers zu.
EndNote Online verfügt über ein zusätzliches „GU-Id“-Feld und weist automatisch eine GU-ID pro Referenz zu. Die IDs/Nummern funktionieren ähnlich wie das Feld „Record Number“ in lokalen EndNote Libraries. Referenzen in Ihrer lokalen EndNote Library erhalten diese „GU-ID“ von EndNote Online, wenn Sie die Referenz(en) zum ersten Mal synchronisieren. Wenn Ihre Library/Referenzen nicht online mit EndNote synchronisiert wurden, erhalten sie keine GU-IDs. Die GU-IDs werden auch als versteckte Feldcodes in das Word-Dokument eingefügt (sofern Ihre lokale Library synchronisiert wurde und diese GU-IDs erhalten hat).
Die GU-IDs (und DB-IDs) dienen in erster Linie dazu, dass EndNote Online erkennt, ob eine Referenz synchronisiert/geändert wurde. D.h. Sie ziehen Daten um oder ändern den Namen Ihrer lokalen Library. Dann stellt EndNote Online fest, dass es sich hierbei um die gleichen Referenzen wie in Ihrer EndNote-Online Library handelt, und dupliziert diese Referenzen nicht.
Zusammen in einem Word Dokument schreiben (Kollaboration)
Wenn Sie die Formatierung in einem Word-Dokument aufheben oder Instant Formatting deaktiviert haben, sehen Sie, dass EndNote drei Kriterien verwendet, um die Word-Referenz eindeutig mit derselben Referenz in Ihrer EndNote Libraryzu verknüpfen.
So heben Sie die EndNote-Formating in einem Word-Dokument auf: Word [EndNote]: Convert citations and bibliography > Convert to unformatted citations.
- Die lokal gespeicherte EndNote Library verwendet folgende Angaben für die Platzhalter, die bei Aufhebung der Formatierung angezeigt werden: {Author, Year #RecordNumber}
- Die Library in EndNote Online verwendet folgende Angaben: {Author, Year, Title}
Bitte beachten Sie Folgendes, wenn mehrere Personen Referenzen in ein gemeinsam genutztes Word-Dokument eingefügt haben, entweder aus einer gemeinsam genutzten Library oder aus einer gemeinsam genutzten EndNote Online Group:
- Wenn das Word-Dokument noch formatiert ist, können Sie auf „Update citations and bibliography“ klicken. EndNote scannt das Dokument und konvertiert alle Verweise automatisch in dieselben Datensatznummern wie Ihre lokale Bibliothek. Es empfiehlt sich, das Dokument zu aktualisieren, bevor Sie die Zitate im Text in Platzhalter umwandeln (Convert to unformatted citations)!
- Wenn das Dokument unformatiert ist/aufgrund von Konflikten/Problemen unformatiert werden muss, haben einige Referenzen (die von Ihrem Kollegen aus Ihrer gemeinsam genutzten Bibliothek eingefügten) unterschiedliche Datensatznummern (aber dieselben Referenzdaten). Andere Referenzen (die aus der EndNote-Onlinegruppe eingefügt wurden) haben Titel anstelle von Datensatznummern. Diese Referenzen stimmen nicht mit Ihrer lokalen Library überein. Wenn Sie das Dokument erneut formatieren müssen, indem Sie auf „Update citations and bibliography“ klicken, öffnet EndNote ein Suchfenster für die Referenzen, die nicht mit den Datensatznummern in Ihrer lokalen Library übereinstimmen. Sie müssen diese Nichtübereinstimmungen manuell suchen und einfügen, um das Dokument zu reparieren (die Verweise auf Ihre lokale Library abzugleichen).
Bei formatierten Dokumenten sollte es also kein Problem sein, dasselbe Word-Dokument zu teilen und darin zu arbeiten. In unformatierten Dokumenten sind die Referenz-IDs jedoch unterschiedlich und Sie müssen diese am Ende korrigieren, wenn eine Formatierung erforderlich ist.