Nu tillgängligt: AI-genererade sammanfattningar, chatt med dina referenser och smartare sökning efter relevanta källor! Läs mer här.
EndNote ger dig flera möjligheter att dela ditt bibliotek med andra. Du kan till och med dela dina referenser med personer som inte har EndNote installerat. Du kan dessutom bestämma vilka som ska ha läs eller läs,- och skrivrättigheter till dina referenser.
Observera!
Dela aldrig ett bibliotek genom en molntjänst (dvs. placera ej biblioteket i molnet). Anledningen är att EndNote sparar information i multipla filer i en specifik sekvens. Nedanstående molntjänster använder en annan sekvens för att istället optimera sin fil-synkning. Detta kommer till slut leda till en korruption av ditt EndNote-bibliotek. Detta inkluderar, men begränsas inte till, följande moln-tjänster: Dropbox, Box, Google Drive, Office 365, Sharepoint, SkyDrive, Sugarsync, Amazom Cloud, eller ex. på ett USB-minne
EndNote, synk, iCloud och plats att spara på
EndNotes share-funktonalitet
Genom att skapa-, och synka ett bibliotek mot ditt EndNoteOnline-konto kan du dela det med upp till 1000 kollegor (ett EndNoteOnline-konto ingår i din EndNote-licens).
Att dela bibliotek på detta sätt innebär som default att alla har tillgång till biblioteket på samma villkor. Alla kan se och använda bifogade filer, exempelvis PDF: er, alla kan editera befintliga-, och lägga till nya referenser. Och givetvis kan alla använda biblioteket och referenserna i egna och gemensamma dokument.
I senaste versionen av EndNote kan du också dela grupper och bestämma skriv och läsrättigheter.
Du kan alltid se vem du har bjudit in att dela biblioteket med, påminna de som inte accepterat eller ta bort personer som inte längre behöver tillgång.
Dina kollegor öppnar biblioteket som om det vore ett lokalt bibliotek på deras datorer och jobbar på normalt sätt i EndNote.
Använd EndNotes traveling library
Varje gång en referens formateras i ord av EndNote sparas större delen av referensinformationen i själva Word-dokumentet. Informationen sparas som dolda fältkoder vilket betyder att användaren (användare A) inte ser denna information.
När dokumentet skickas till en annan användare (användare B) följer denna dolda referensinformation med dokumentet. Detta betyder att användare B inte behöver tillgång till användare A:s ursprungliga referenser. Användare B kan infoga nya referenser och formatera om dokumentet. Informationen om de nya referenserna hämtas från användare B:s bibliotek och informationen för de redan befintliga referenserna (från användare A) hämtas från de dolda fältkoderna.
Det är de dolda fältkoderna som kallas ”Traveling Library” eftersom de ”reser” med dokumentet.
Observera! Om man väljer att ta bort formateringen i dokumentet (Unformat Citations) kommer alla dolda fältkoder (dvs. traveling library) att raderas. När användare B sedan försöker formatera dokumentet på nytt kommer inga av användare A:s referenser att kunna hittas och EndNote kommer då att be användare B att åter lägga in dessa referenser.
Dela en grupp i biblioteket
Du kan i ett bibliotek skapa grupper i vilka du kan placera utvalda referenser.
Genom att sedan synka biblioteket mot ditt EndNoteOnline-konto kan du dela ut en specifik grupp till kollegor (ett EndNoteOnline-konto ingår i din EndNote-licens).
Ägaren till biblioteket bestämmer vem som ska få läs-, och/eller skriv-rättigheter till referenserna i gruppen. Du kan dela ut en grupp på detta sätt till >1000 användare Om du använde EndNoteOnline för access).
Observera också att bifogade filer inte kan delas mellan användare. Man kan dock lägga en länk till bifogad fil och sedan dela filerna via dropbox. Skulle två personer editera samma referens kommer den sista editeringen att gälla.
Placera biblioteket på en central plats
Vill man att många personer ska ha tillgång till ett bibliotek, inklusive bifogade filer, kan man placera biblioteket på en nätverks-server. Alla kan då ha EndNote installerat lokalt men öppnar, och jobbar mot, det centralt lagrade biblioteket.
EndNote tillåter normalt endast en person i taget att öppna ett EndNotebibliotek varför det centralt lagrade biblioteket behöver vara i läs-endast-läge. I detta läge kan ett obegränsat antal personer med läs-rättigheter samtidigt öppna biblioteket och använda det.
Varje användare kan använda samtliga funktioner i EndNote förutom att editera befintliga-, eller skapa nya referenser.
Observera att normalt en, eller ett fåtal, personer sätts som administratörer med fullkomliga rättigheter till biblioteket (läs-, och skriv-rättigheter). Dessa administratörer har en masterkopia av biblioteket på sin dator och uppdaterar löpande biblioteket. En kopia av masterbiblioteket läggs tillgänglig centralt.
Skicka hela biblioteket
Ett EndNotebibliotek består av två enheter, en fil och en mapp. Det betyder att man normalt inte kan maila ett bibliotek.
För att underlätta för användaren finns det i EndNote en funktion vilken komprimerar hela biblioteket (inklusive bifogade filer) till en enda fil. Denna fil kan sedan distribueras på valfritt sätt till användare. Användaren öppnar sedan den komprimerade filen som användaren skulle ha öppnat ett vanligt bibliotek och EndNote packar då upp biblioteket åt användaren.
Det är viktigt att vara medveten om att varje användare initialt får en egen kopia av biblioteket men att ingen synkning sker mellan dessa kopior. Detta betyder att så fort en användare ändrar något i sin kopia av biblioteket slutar det att vara en kopia och blir istället ett unikt bibliotek.