Vill du veta vad EndNote kan erbjuda? Testa vår  gratis  serie som guidar dig hela vägen. 
Läs mer här.

Innehåll
1    Förklaring för icke-tekniskt kunniga användare
     1.1    Den säkraste allmänna regeln
2    Mer ingående teknisk förklaring
     2.1     Ett EndNote-bibliotek är inte ett fristående dokument
     2.2    Databastransaktioner måste vara atomiska
     2.3    Filsynkronisering är inte samma sak som databas 
     2.4    Öppna filer och fillåsning medför ytterligare risker
     2.5    Synkroniseringsordningen kan inte garanteras
     2.6    En lyckad synkronisering garanterar inte databasens integritet
     2.7    Det rätta sättet att synkronisera ett EndNote-bibliotek
3    Slutsats
4    EndNote-bibliotek på en nätverksenhet

1 Förklaring för icke-tekniskt kunniga användare

Ett EndNote-bibliotek kan se ut som en vanlig fil eller mapp, men det fungerar inte som ett Word-dokument eller en samling PDF-filer. Det är en aktiv databas som innehåller referenser, grupper, sökindex, bilagor och länkar mellan många relaterade informationsdelar. EndNote beskriver själva biblioteket som en databas.

En databas måste se till att alla dess delar stämmer överens. När EndNote lägger till eller ändrar en referens kan det hända att flera filer uppdateras i en viss ordning. Uppdateringen är endast säker när EndNote styr hela processen från början till slut.

OneDrive, Dropbox och iCloud fungerar på ett annat sätt. De övervakar filer och kopierar ändringar till molnet när ändringar upptäcks. De förstår inte att flera EndNote- filer utgör en enda databastransaktion. En fil kan därför laddas upp före en annan, en fil kan kopieras medan EndNote fortfarande håller på att ändra den, eller så kan två datorer ladda upp olika versioner av samma fil.

En användbar jämförelse är en uppsättning räkenskapsböcker som alltid måste innehålla överensstämmande siffror. EndNote uppdaterar flera böcker samtidigt. En filsynkroniseringstjänst kan hämta en bok mitt i uppdateringen och en annan efter att uppdateringen är klar. Varje enskild kopia kan verka giltig, men den fullständiga uppsättningen stämmer inte längre överens.

Resultatet kan bli:

• saknade eller dubbla referenser;
• skadade grupper eller index;
• bilagor som inte längre går att hitta;
• konflikter mellan kopior som skapats av molntjänsten;
• ett bibliotek som EndNote inte kan öppna;
• skador som först blir synliga senare.

Av den anledningen avråder Alfasoft uttryckligen användare från att lagra ett aktivt, okomprimerat EndNote-bibliotek i en molnsynkroniserad mapp. Varningen gäller särskilt tjänster som OneDrive, iCloud och Dropbox.

  1.1 Den säkraste allmänna regeln

Förvara det aktiva EndNote-biblioteket på en lokal enhet. Använd EndNote Sync eller EndNote-biblioteksdelning för synkronisering och samarbete. Använd nätverks- eller molnlagring endast för slutna säkerhetskopior, överföringar eller skrivskyddade kopior.

2 Mer ingående teknisk förklaring

  2.1 Ett EndNote-bibliotek är inte ett fristående dokument

Ett normalt EndNote-bibliotek består av en huvudfil med filändelsen .enl och en motsvarande .Data- mapp. Båda delarna måste förbli tillsammans och vara konsistenta. .Data-mappen innehåller ytterligare delar av biblioteksstrukturen, inklusive bilagor och stödjande data. Alfasoft varnar för att om endast .enl-filen flyttas, utan den tillhörande .Data-mappen, kan detta leda till förlust av bilagor, termlistor och referensinformation.

Det exakta interna formatet har förändrats mellan olika EndNote-versioner. Det är därför korrekt att beskriva ett EndNote-bibliotek som en databas. Vissa nyare EndNote-format använder SQLite internt, men den väsentliga funktionen är inte beroende av databasmotorn: det aktiva biblioteket är en samordnad databasstruktur och får inte synkroniseras som en vanlig samling filer.

  2.2 Databas-transaktioner måste vara atomära

Databasprogramvara använder transaktioner för att upprätthålla konsistensen. En transaktion bör ha ett ”allt eller inget”-resultat: antingen genomförs alla nödvändiga ändringar, eller så betraktas ingen av ändringarna som genomförd.

En EndNote-operation kan innebära ändringar av:

• referensposter;
• index som används för sökning och sortering;
• gruppmedlemskap;
• PDF-filer eller andra bifogade filer;
• tillfälliga filer, loggfiler eller stödfiler.

EndNote kan koordinera i vilken ordning sådana ändringar skrivs till ett lokalt filsystem. En allmän molnsynkroniseringsklient kan inte se den logiska transaktionen. Den ser endast separata filer som har ändrats.

Synkroniseringsklienten kan följaktligen ladda upp:

1. den modifierade databasfilen;
2. ett index från ett tidigare tillstånd;
3. en bilaga efter en fördröjning;
4. en tillfällig eller kompletterande fil medan den fortfarande skrivs.

Molnkopian kan då representera en blandning av olika tidpunkter snarare än ett giltigt databastillstånd.

  2.3 Filsynkronisering är inte databasreplikering

Databasreplikering sker på transaktions- eller postnivå och är utformad för att upprätthålla databaskonsistensen. OneDrive, Dropbox och iCloud är i första hand filsynkroniseringssystem. De upptäcker normalt att en fil har ändrats och överför sedan den ändrade filen eller de ändrade blocken.

En filsynkroniseringstjänst har i allmänhet ingen kännedom om:

• databas-transaktioner;
• relationer mellan .enl-filen och filerna i .Data-mappen;
• den korrekta ordningen i vilken relaterade ändringar måste tillämpas;
• om en EndNote-skrivoperation verkligen har avslutats;
• om ett tillfälligt tillstånd säkert kan återskapas på en annan dator.

Att kopiera databasfiler är därför inte detsamma som att synkronisera databasen.

  2.4 Öppna filer och fillåsning medför ytterligare risker

Databasprogram låser vanligtvis filer medan de används, så att en annan process inte gör oförenliga ändringar. En synkroniseringsklient kanske inte kan kopiera en låst fil omedelbart, utan försöker igen senare eller bearbetar andra olåsta filer först. Microsoft påpekar att filer som hålls öppna av program kanske inte synkroniseras förrän programmet släpper dem.

Problemen blir allvarligare när biblioteket är öppet på två datorer. Varje dator har en lokal kopia och kan göra legitima ändringar utan att känna till ändringar som gjorts på den andra datorn. När båda uppsättningarna av filer når molnet, kan synkroniseringstjänsten inte sammanfoga enskilda EndNote-referenser på ett säkert sätt. Den kan endast:

• skriva över en version;
• behålla den andra versionen;
• skapa en konfliktkopia;
• kombinera filversioner som aldrig var avsedda att samexistera.

Inget av dessa beteenden ger transaktionssäker databassammanfogning.

  2.5 Synkroniseringsordningen garanteras inte

Ett EndNote-bibliotek kan innehålla många filer. Molntjänsterna bearbetar dessa filer oberoende av varandra, ofta parallellt. Nätverksavbrott, viloläge, begränsad bandbredd, selektiv synkronisering och funktioner för filer på begäran kan ändra överföringarnas ordning eller tidpunkt.

Dator A kan ha avslutat skrivningen av biblioteket, men dator B kan börja ladda ner innan alla relaterade filer har nått molnet. EndNote på dator B kan då öppna ett delvis uppdaterat bibliotek. Att öppna den ofullständiga kopian kan i sig leda till ytterligare skrivningar, som därefter synkroniseras tillbaka till molnet.

En tillfällig inkonsekvens kan därför leda till permanent skada.

  2.6 En lyckad synkronisering bevisar inte databasens integritet

En molnklient kan rapportera att synkroniseringen är klar eftersom alla filer har överförts utan problem. Statusen bekräftar endast filöverföringen. Den bekräftar inte att filerna tillsammans bildar ett konsekvent EndNote-bibliotek.

Fel kan förbli oupptäckta tills EndNote:

• återuppbygger ett index;
• öppnar en viss referens;
• öppnar en bilaga;
• synkroniserar via EndNotes egen tjänst;
• utför en biblioteksåterställning;
• stöter på en intern relation som inte längre stämmer överens.

Ett bibliotek kan därför verka fungera omedelbart efter filsynkronisering även om det redan innehåller strukturella inkonsekvenser.

  2.7 Det rätta sättet att synkronisera ett EndNote-bibliotek

Ett fungerande EndNote-bibliotek bör förvaras i en vanlig lokal mapp som inte hanteras av OneDrive, Dropbox, iCloud eller någon annan filsynkroniseringstjänst.

För att använda samma bibliotek på flera datorer ska du använda EndNotes egna synkroniserings- eller biblioteksdelningsfunktioner. EndNotes synkroniseringssystem fungerar via programmet och kan bearbeta EndNote-poster enligt EndNotes egen datamodell, istället för att kopiera en aktiv databas på filnivå.

Molnlagring kan fortfarande användas för att överföra eller arkivera en stängd, komprimerad kopia av biblioteket, vanligtvis en .enlx-fil. Clarivate anger att ett komprimerat bibliotek får lagras eller överföras via en molnsynkroniserad plats, men att det bör flyttas ut från den platsen innan det extraheras och öppnas. Ett okomprimerat arbetsbibliotek får inte användas inuti den synkroniserade mappen.

Ett säkert arbetsflöde är därför:

1. Stäng EndNote-biblioteket.
2. Skapa ett komprimerat bibliotek med EndNote.
3. Spara eller överför den resulterande .enlx-filen via molntjänsten.
4. På måldatorn kopierar du .enlx-filen till en lokal mapp som inte är synkroniserad .
5. Öppna och extrahera biblioteket där.

En komprimerad kopia är lämplig för överföring eller säkerhetskopiering. Den ersätter inte EndNotes egen tjänst för realtidssynkronisering.

3 Slutsats

OneDrive, Dropbox och iCloud synkroniserar filer, inte databastransaktioner i realtid. Ett EndNote-bibliotek består av ömsesidigt beroende databaskomponenter som måste uppdateras tillsammans och i rätt ordning. Synkronisering på filnivå kan störa detta samband, särskilt när filer är öppna, flera enheter är inblandade, eller överföringar sker vid olika tidpunkter.

Det faktum att en molntjänst kan kopiera ett EndNote-bibliotek innebär inte att den kan synkronisera biblioteket på ett säkert sätt. Clarivates dokumenterade rekommendation är entydig: förvara arbetsbiblioteket utanför molnsynkroniserade mappar och använd EndNotes eget synkroniseringssystem för åtkomst mellan enheter.

4 EndNote-bibliotek på en nätverksenhet

Samma varning gäller för nätverksenheter, delade servermappar och NAS-lagring när ett EndNote-bibliotek öppnas med läs- och skrivbehörighet.

Clarivate anger att det starkt avråds att förvara ett EndNote-bibliotek med läs- och skrivrättigheter på en nätverksenhet eftersom det kan leda till att biblioteket skadas. Den rekommenderade lösningen är att förvara huvudbiblioteket på en lokal dator och, vid behov, endast placera en skrivskyddad kopia på nätverksenheten.

Den tekniska mekanismen skiljer sig något från molnsynkronisering:

• OneDrive, Dropbox och iCloud kan skapa inkonsekventa kopior genom att synkronisera relaterade filer vid olika tidpunkter.
• En nätverksenhet medför risker på grund av avbrutna anslutningar, nätverksfördröjning, fillåsning, cachelagring och samtidig åtkomst.
• I båda fallen kan EndNote förlora tillförlitlig kontroll över de samordnade skrivningarna till .enl-filen och dess tillhörande .Data-mapp.

Även när endast en person använder biblioteket kan ett kort nätverksavbrott under en databasskrivning leda till att biblioteket blir ofullständigt. Med flera användare ökar risken eftersom EndNote inte är utformat för att fungera som en databasserver för flera användare. En delad mapp erbjuder inte transaktionshantering eller säker sammanfogning på postnivå.

En praktisk distinktion är:

EndNote:s inbyggda funktion för biblioteksdelning är det lämpliga alternativet för samarbete. Clarivate rekommenderar uttryckligen detta istället för att placera ett arbetsbibliotek på en delad enhet.