Problemer med referanser i et Word dokument

Bruk visuelle tagger til å organisere dine referanser. Beskytt arbeidet ditt med nye funksjoner for gjenoppretting av ditt bibliotek og tilbakestilling av referansedata. Send oss en epost til info (at) alfasoft.com eller Kjøp her! 

Denne artikkelen er for deg som har problemer med EndNote-referanser i et spesifikt Word-dokument og viser hvordan du "renser" dokumentet slik at du forhåpentligvis blir kvitt problemet.

Kontroller følgende før du begynner!

Åpne et nytt, tomt Word dokument og legg inn et par referanser. Hvis problemet er tilstede også i ditt nye dokument, er problemet mer generelt og tipsene under vil antakeligvis ikke hjelpe. Du bør heller kontakte oss for hjelp.

Hvis problemet er treghet eller at Word låser seg når du flytter tekstpartier (med referanser) i dokumentet ditt, kan en forklaring være at du bruker Word funksjonen "Spor Endringer"/”Track Changes”. Ønsker du å bruke denne funksjonen, sørg for at den er satt til "No Markup" (Word 2016) eller ”Final” (tidligere versjoner av Word).

Vi anbefaler at du tar bort EndNotes formateringer hvis du vil flytte, lime inn eller ta bort tekstpartier som inneholder referanser. For å ta bort EndNotes formatering velger du Word [EndNote]: Convert citations and bibliography > Convert to Unformatted Citation, og for å formatere tilbake velger du Word [EndNote]: Update Citation and Bibliography. Dette anbefaler vi å gjøre regelmessig (ukentlig), spesielt i lengre dokumenter. Ved å utføre disse to enkle kommandoene, kan du kontrollere at alle referanser matcher ditt EndNote bibliotek og at alt er i orden med dokumentet ditt.

Hvordan ta en Unformat-Update på dokumentet ditt

Før du starter ta en sikkerhetskopi/backup av dokumentet ditt!

• Velg Word [EndNote]: Convert Citations and Bibliography>Convert to Unformatted Citations.
• I Word 2002/XP og 2003, velg Verktøy>EndNote>Unformat Citations.
• I Word 2008 og 2011 for Mac velger du Verktøy>EndNote>Unformat Citatations eller Convert to Unformatted Citations.

Dette vil ta bort litteraturlisten i slutten av dokumentet ditt og all formatering av tekstreferanser gjort av EndNote, dog ligger referansekodene fra EndNote igjen i teksten din. Disse ser slik ut {Hamsun, 1923 #125}. Du har nå et rent tekstdokument uten noen skjulte feltkoder eller kobling til EndNote.

For de fleste vil det nå hjelpe å klikke på knappen Update Citation and Bibliography. EndNote vil da skanne dokumentet ditt og hver gang EndNote støter på en krøllparentes vil EndNote forsøke å matche data inenfor krøllparentesen (forfatternavn, årstall og record number) med en referanse i EndNote biblioteket ditt. Korriger eventuelle feil som EndNote måtte finne (se under).

Skulle ikke dette hjelpe kan selve dokumentet ha blitt korrupt. Følg i så fall instruksjonene under:

1. Velg Convert to Unformatted Citations i Word dokumentet ditt dersom du ikke allerede har gjort dette (se over).
2. Trykk [Ctrl]+A på tastaturet for å markere all tekst i Word dokumentet ditt. (Mac: Hold inne [Cmd] tasten samtidig som du trykker A)
3. Trykk [Ctrl]+6 for å ta bort eventuelle skjulte feltkoder (Mac: [Cmd]+6).
4. Trykk [Ctrl]+C for å kopiere all tekst (Mac: [Cmd]+C).
5. Åpne et nytt, blankt Word-dokument og trykk på [Ctrl]+V for å lime inn all tekst i det nye dokumentet (Mac: [Cmd]+V).

Merk!

Hvis du har referansene dine i fotnoter, klikk/dobbelklikk på en fotnote i dokumentet ditt slik at du kommer i fotnote modus, og repeter de fire trinnene over.

Til slutt klikker du på ”Update Citation and Bibliography” i det nye dokumentet og korrigerer eventuelle feil som EndNote finner (se under).

HVORDAN RETTE OPP EVENTUELLE FEIL ENDNOTE FINNER

Hvis EndNote finner feil i referansene dine etter du klikket på Update Citation and Bibliography, vil det dukke opp en søkeboks som heter "EndNote Select Matching Reference". I søkefeltet legges inneholdet innenfor krøllparentesen EndNote ikke finner match i biblioteket ditt med (f.eks. {Hamsun, 1923 # 125}). En årsak til problemet kan være at du har endret forfatterens navn, år eller record number, sammenliknet med biblioteket/referansedatabasen din i EndNote. Eller det kan være at referansen har blitt slettet/fjernet fra biblioteket ditt. Vanligvis skyldes dette at du har brukt forskjellige bibliotek i samme dokument (bruk alltid samme referansedatabase i et dokument!), eller at du har gjenopprettet ditt bibliotek (og derfor har alle referansene dine har fått nye record number).

Merk at tekstreferansen som må korrigeres også markeres med blått i Word-dokumentet ditt. Du kan også flytte søkeboksen for enklere å se hvor problemet ligger i teksten din. For å rette feilen må du finne og legge inn korrekt referanse fra EndNote biblioteket ditt. Hvis EndNote ikke finner riktig referanse med den foreslåtte søkestrengen {Hamsun, 1923 # 125}, prøv med en kortere søkestreng (f.eks. kun Hamsun). Hvis referansen ikke finnes i biblioteket ditt, gå til EndNote og opprett den på nytt, gå så tilbake til Word og søk den opp på nytt (klikk på Find-knappen igjen for å få opp referansen du nettopp la til i EndNote biblioteket ditt).

Ingen treff på dette søket... Men så husker jeg at jeg ga nytt navn til forfatteren i referansedatabasen min etter at jeg brukte denne referansen i dokumentet mitt. Så hvis jeg i stedet søker kun på ”Baker” får jeg opp den riktige referansen i trefflisten under søkefeltet mitt.

Nå vises den korrekte referansen i trefflisten. Jeg klikker på ønsket referanse (blir markert i blått), og klikker så ”Insert” knappen nederst i samme vindu. Referansen legges på nytt inn i dokument med riktige data {Baker, 2009 #1154} i stedet for {Boker, 2009 #1154}, og feilen er rettet opp.

AVANSERTE/EKSTRA (NØD)LØSNINGER

1. Sjekk om det er noen andre tillegg til din Word (som kanskje er i konflikt med EndNote CWYW tillegget). Prøv å slå dem av, og restart Word. Word: Fil > Alternativer > Tillegg.
2. Word [EndNote]: Edit and Manager citations. Sjekk om det er noen skadede innsatte referanser (en referanse som er listed som #0 indikerer at denne er skadet, eller sjekk for "Invalid characters"). Fjern disse.
3. Sjekk for skadede feltkoder i Word dokumentet. (Word: Fil > Alternativer > Avansert. Under Vis innhold seksjonen kryss på for Vis feltkoder...
   1. Sjekk for skadede feltkoder (feltkoder som ser merkelige ut), og slett dem.
4. Slett litteraturlisten til slutt i dokumentet (vær sikker på å få med hele litteraturlisten). Klikk deretter Word [EndNote]: Update citations and bibliography.
5. (Windows) Bruk Words "Åpne og reparer" funksjon til å forsøke reparere det skadete Word dokumentet. Word: Fil > Åpne. Naviger til mappen hvor problemdokumentet ligger, og marker det (klikk det en gang, ikke åpne!). Deretter klikke du pilen ved siden av Åpne knappen nederst til høyre i vinduet, og velger "Åpne og reparer".
6. (Siste løsning) Kutt dokumentet i to, og sjekk hver del. Del så den delen som har feilen i to, og sjekk. Fortsett til du finner avsnittet hvor feilen er, og slett dette avsnittet.